Employment Alert 11/2023 – Nowe obowiązki pracodawców od 17 listopada 2023 r.

Od 17 listopada 2023 r. zaczną obowiązywać istotne zmiany w Rozporządzeniu Ministra Pracy i Polityki Socjalnej z dnia 1 grudnia 1998 r. w sprawie bezpieczeństwa i higieny pracy na stanowiskach wyposażonych w monitory ekranowe. Pracownicy korzystający z laptopów służbowych będą mogli wnioskować o przydzielenie monitora stacjonarnego.
Zmienią się także zasady refundacji, która obejmie już nie tylko okulary, ale również soczewki kontaktowe.

Od kiedy zaczną obowiązywać nowe przepisy dotyczące BHP? 

Nowe przepisy, w zakresie w jakim odnoszą się do terminów obowiązywania wdrażanych rozwiązań, przewidują, że rozporządzenie wchodzi w życie po upływie 14 dni od dnia ogłoszenia (tj. 17 listopada 2023 r.). Pracodawcy mają 6 miesięcy od dnia wejścia w życie niniejszego rozporządzenia na dostosowanie stanowisk pracy wyposażonych w monitory ekranowe utworzone przed dniem wejścia w życie niniejszego rozporządzenia do minimalnych wymagań bezpieczeństwa i higieny pracy oraz ergonomii określonych w niniejszym rozporządzeniu.

Prawodawca nie doprecyzował, jak należy rozumieć pojęcie „stanowisk pracy wyposażonych w monitory ekranowe utworzone przed dniem wejścia w życie niniejszego rozporządzenia”. Stosując wykładnię celowościową należałoby zatem przyjąć, że:

• Pracodawcy mają 6 miesięcy na dostosowanie już istniejących stanowisk pracy do wymagań wynikających z nowych przepisów;
• W przypadku zatrudniania nowych pracowników, począwszy od 17 listopada 2023 r., nowe przepisy co do zasady będą obowiązywały od początku ich zatrudnienia, z zastrzeżeniem, że w przypadku gdy pracownik zostanie zatrudniany po 16 listopada 2023 r., ale na już istniejące stanowisko pracy (np. w ramach umowy o pracę na czas określony zawartej w celu zastępstwa innego pracownika w czasie jego usprawiedliwionej nieobecności w pracy), wówczas pracodawca będzie miał czas 6 miesięcy na dostosowanie tego stanowiska do wymagań wynikających ze znowelizowanych przepisów.

Wdrożenie obowiązków wynikających z nadchodzących zmian prawnych pracodawcy powinni uwzględnić w budżecie planowanym na 2024 r., bowiem wiąże się ono z koniecznością poniesienia dodatkowych kosztów na doposażenie stanowisk pracy.

Obowiązek doposażenia stanowisk pracy

Nowelizacja wprowadza obowiązek zapewnienia pracownikom pracującym na laptopach przez co najmniej połowę dobowego wymiaru czasu pracy:

1. dodatkowych monitorów ekranowych lub podstawek zapewniających ustawienie ekranu tak, aby ich górna krawędź znajdowała się na wysokości oczu pracowników;
2. dodatkowych klawiatur i myszy.

Co to oznacza dla pracodawców?

• dotychczas pracownicy pracujący z wykorzystaniem laptopów nie mieli zapewnionego prawa doposażenia ich stanowiska pracy w dodatkowy monitor ekranowy, klawiaturę i mysz (pracodawca mógł im taki sprzęt zapewnić – ale nie miał takiego obowiązku wprost wyartykułowanego w obowiązujących przepisach prawa);
• w przyszłym stanie prawnym pracodawca zatrudniający pracowników – nie wyłączając pracowników zdalnych – którzy przez połowę dobowego wymiaru czasu pracy używają laptopa (bądź innego systemu przenośnego, np. tabletu), będzie zobowiązany do zapewnienia tym pracownikom dodatkowego monitora stacjonarnego lub podstawki, klawiatury oraz myszy;
• zapewnienie dodatkowego monitora lub podstawki, klawiatury lub myszy będzie bezwzględnym obowiązkiem pracodawcy – nie będzie więc uwarunkowane wnioskiem pracownika;
• pracownikowi wyposażonemu przez pracodawcę w stacjonarny komputer oraz monitor ekranowy nie będzie przysługiwał dodatkowy monitor;
• w związku ze zmianą przepisów należy zweryfikować, jakie urządzenia są udostępniane pracownikom pracującym z wykorzystaniem laptopów (w tym pracownikom pracującym zdalnie) i zapewnić im odpowiedni sprzęt oraz, w razie takiej potrzeby, odpowiednio zaktualizować obowiązujący
  w firmie regulamin pracy zdalnej, w zakresie, w jakim jego postanowienia wskazują na rodzaj urządzeń udostępnianych przez pracodawcę pracownikom pracującym zdalnie i nie obejmując dodatkowego wyposażenia stanowiska pracy przewidzianego nowymi przepisami.

Obowiązek refundacji szkieł kontaktowych

Po nowelizacji pracodawca będzie miał obowiązek zapewnienia pracownikom refundacji soczewek kontaktowych. Aby pracownik mógł się o to ubiegać powinien spełnić kilka wymogów, w tym m.in. odpowiednio udokumentować taki wydatek.

Co to oznacza dla pracodawców?

• aktualnie pracodawca zapewnia pracownikom refundację wyłącznie okularów korygujących wzrok;
• w nowym stanie prawnym konieczne będzie zapewnienie pracownikom również refundacji szkieł kontaktowych;
• pracownik będzie mógł ubiegać się o dofinansowanie, jeżeli będzie spędzał każdego dnia pracy przed monitorem ekranowym co najmniej połowę dobowego wymiaru czasu pracy;
• przepis będzie dotyczył pracowników korzystających z komputerów stacjonarnych, laptopów, notebooków, tabletów czy smartfonów (systemów przenośnych);
• warunkiem ubiegania się o dofinansowanie do okularów korekcyjnych lub szkieł kontaktowych będzie otrzymanie przez pracownika zaświadczenia od lekarza, wykazującego potrzebę ich stosowania podczas pracy przy obsłudze monitora ekranowego;
• informacja o zasadach przyznawania refundacji powinna znaleźć
  się w aktach wewnątrzzakładowych, w których pracodawca powinien określić m.in. wysokość dofinansowania oraz jego częstotliwość.
• w związku ze zmianą przepisów należy zweryfikować i w razie takiej potrzeby – odpowiednio zaktualizować regulacje obowiązujące
  w firmie dotyczące zasad refundacji przez pracodawcę okularów i szkieł korekcyjnych wykorzystywanych przez pracowników.

Podsumowanie

Z treścią rozporządzenia zmieniającego dotychczasowe przepisy można zapoznać się pod linkiem (dostęp: 10.11.2023 r.). W przypadku pytań związanych z wdrażaniem nowych przepisów zachęcamy do kontaktu z naszym ekspertem prawa pracy – Radcą prawnym Moniką Kolasińską.