KSeF, czyli nowe obowiązki dla przedsiębiorców od 2024 r.

19.12.2023 / Publikacje / Podatki

KSeF, a dokładniej Krajowy System e-Faktur, to już kolejne narzędzie ustawodawcy, którego zadaniem jest uszczelnienie systemu podatkowego. System ten nie jest rozwiązaniem nowym, gdyż podatnicy mogą korzystać z KSeF już od stycznia 2022 roku. Obecnie ma on charakter dobrowolny i stanowi, obok faktur papierowych i elektronicznych, jedną z dopuszczalnych metod dokumentowania transakcji. Jednak od 1 lipca 2024 roku wchodzą w życie przepisy wprowadzające obowiązek wystawiania faktur ustrukturyzowanych przy użyciu Krajowego Systemu e-Faktur. W swoim założeniu KSeF ma gwarantować rzetelność pochodzenia każdej faktury ustrukturyzowanej. Celem zmian legislacyjnych jest również to, aby Krajowy System e-Faktur stał się w zasadzie jedynym narzędziem służącym do wystawiania faktur VAT.

Kto będzie mógł, a kto będzie musiał korzystać z KSeF?

Od początku lipca 2024 roku wystawianie faktur przy użyciu KSeF będzie obligatoryjne dla wszystkich czynnych podatników VAT. Wyszczególniono też pewne kategorie podatników, wobec których obowiązek wystawiania faktur przy pomocy KSeF został odroczony w czasie. Zalicza się do nich: podatników zwolnionych z VAT, podatników korzystających z kas rejestrujących do wystawiania faktur oraz podatników wystawiających faktury uproszczone. W okresie od 1 lipca 2024 roku do 31 grudnia 2024 roku będą oni mogli skorzystać z KSeF fakultatywnie. Od początku 2025 roku również dla nich wystawianie faktur przy użyciu Krajowego Systemu e-Faktur stanie się obligatoryjne.

Ustawodawca zdecydował się zastosować wyłączenie podmiotowe i zwolnić z obowiązku stosowania KSeF niektóre kategorie podatników. Są to m.in.:

podatnicy nieposiadający siedziby działalności gospodarczej ani stałego miejsca prowadzenia działalności gospodarczej na terytorium kraju;
podatnicy, którzy nie posiadają siedziby działalności gospodarczej na terytorium kraju, ale posiadają stałe miejsce prowadzenia działalności gospodarczej na terytorium kraju (przy czym to stałe miejsce prowadzenia działalności nie uczestniczy w dostawie towarów lub świadczeniu usług, dla których wystawiono fakturę);
podmioty dokonujące transakcji z konsumentami (relacje B2C).

Podatnicy, których nie dotyczy obowiązek wystawiania faktur ustrukturyzowanych przy pomocy KSeF, będą wystawiać faktury w postaci papierowej bądź elektronicznej.

Nowe zasady wystawiania faktur

Faktura ustrukturyzowana to faktura mająca postać elektroniczną, która wystawiana jest za pomocą KSeF łącznie z przydzielonym jej numerem identyfikującym niniejszą fakturę w KSeF. Przyjmuje ona format XML, zgodny ze strukturą logiczną e-faktury FA(2), która to obowiązuje od 1 września 2023 roku, zastępując tym samym strukturę logiczną FA(1).

Podstawowa zasada stanowi, iż fakturę ustrukturyzowaną uznaje się za wystawioną w dniu jej przesłania do Krajowego Systemu e-Faktur. Uznawana jest ona za otrzymaną przy użyciu KSeF w dniu przydzielenia jej w tym systemie numeru identyfikującego. W przypadku udostępnienia faktury ustrukturyzowanej nabywcy w sposób inny niż przy użyciu Krajowego Systemu e-Faktur, za datę otrzymania tej faktury uznawać się będzie datę jej faktycznego otrzymania przez tego nabywcę.

Dotychczas obowiązujące przepisy stanowią, że w przypadku, gdy kwoty stosowane do określenia podstawy opodatkowania są określone w walucie obcej, przeliczenia na złote dokonuje się według kursu średniego danej waluty obcej ogłoszonego przez Narodowy Bank Polski na ostatni dzień roboczy poprzedzający dzień powstania obowiązku podatkowego. Podatnik może wybrać sposób przeliczania tych kwot na złote według ostatniego kursu wymiany opublikowanego przez Europejski Bank Centralny na ostatni dzień poprzedzający dzień powstania obowiązku podatkowego. W takim przypadku waluty inne niż euro przelicza się z zastosowaniem kursu wymiany każdej z nich względem euro.

Wraz z początkiem lipca 2024 roku w życie wejdzie natomiast przepis stanowiący, że w przypadku dostaw towarów i świadczenia usług, dla których obowiązek podatkowy powstaje z chwilą wystawienia faktury, przeliczenia na złote podatnik będzie mógł dokonać według kursu średniego danej waluty obcej ogłoszonego przez Narodowy Bank Polski na ostatni dzień roboczy poprzedzający dzień daty wystawienia faktury, pod warunkiem że faktura ustrukturyzowana została przesłana do KSeF nie później niż następnego dnia po dniu jej wystawienia.

Faktura korygująca, a nota korygująca

W obecnym stanie prawnym nabywca towaru lub usługi, który otrzymał fakturę zawierającą pomyłki, może wystawić fakturę nazywaną notą korygującą. W odróżnieniu od faktury korygującej, nota korygująca może zmienić tylko niektóre z pozycji znajdujących się na fakturze (np. nazwę bądź adres nabywcy towaru lub usługi).

Wraz z wejściem w życie nowelizacji ustawy o podatku od towarów i usług wprowadzającej obowiązkowy KSeF dla podatników, uchylony zostanie przepis dający możliwość wystawiania not korygujących. Faktura korygująca stanie się jedynym prawnie dopuszczalnym dokumentem dającym możliwość skorygowania zaistniałego w pierwotnej fakturze uchybienia. Faktury korygujące będą musiały zawierać numer identyfikujący w KSeF fakturę, której dotyczy faktura korygująca. Wyjątkiem są faktury korygujące wystawiane do faktur, dla których nie został nadany numer identyfikujący w Krajowym Systemie e-Faktur. Co ważne, korygującą fakturę ustrukturyzowaną wystawia się w postaci faktury ustrukturyzowanej.

Co w razie awarii systemu?

W ustawie przewidziano również schemat działania dla podatników zobowiązanych do korzystania z KSeF w czasie trwania awarii systemu. W przypadku awarii ogłoszonej za pośrednictwem Biuletynu Informacji Publicznej (BIP) podatnicy zobowiązani będą wystawiać faktury w postaci elektronicznej zgodnie ze wzorem faktury ustrukturyzowanej udostępnionej przez Ministra Finansów oraz będą udostępniać ją nabywcy towaru lub usługi w sposób z nim uzgodniony. W sytuacji, w której nabywcy udostępniona zostanie faktura w sposób inny niż przy użyciu KSeF, podatnik będzie miał obowiązek oznaczenia takiej faktury kodem umożliwiającym dostęp do niej w Krajowym Systemie e-Faktur, weryfikację danych na niej zawartych, a także zapewnienie autentyczności pochodzenia i integralności treści tej faktury. Podatnik będzie miał siedem dni roboczych od dnia zakończenia awarii KSeF wskazanego w komunikacie o zakończeniu tej awarii, aby przesłać do systemu faktury wystawione w trakcie trwania tej awarii w celu przydzielenia im numerów identyfikujących. Datą wystawienia faktury będzie data wskazana na niej przez podatnika, natomiast datą otrzymania będzie data faktycznego otrzymania przez nabywcę.

W okresie trwania ogłoszonej za pomocą środków społecznego przekazu awarii, podatnik będzie zobligowany do wystawiania faktur w postaci papierowej lub elektronicznej.

W okresie trwania niedostępności KSeF, ogłoszonej przez Ministra właściwego do spraw finansów publicznych w BIP oraz w przypadku, gdy podatnik nie ma możliwości wystawienia faktury ustrukturyzowanej z innego powodu niż awaria Krajowego Systemu e-Faktur, wystawia on faktury w postaci elektronicznej zgodnie z wzorem udostępnionym przez Ministra właściwego do spraw finansów publicznych. Na podatniku ciążył będzie obowiązek przesłania tych faktur do KSeF w celu przydzielenia im numeru identyfikującego nie później niż w następnym dniu roboczym po dniu zakończenia okresu awarii KSeF, bądź ich wystawienia (w sytuacji, w której podatnik nie ma możliwości wystawienia faktury ustrukturyzowanej z innego powodu niż awaria KSeF).

Sankcje za niedostosowanie się do nowych regulacji

Ustawodawca przewidział kary za niestosowanie się do nowych przepisów związanych z Krajowym Systemem e-Faktur. Od 1 stycznia 2025 roku Naczelnik Urzędu Skarbowego będzie nakładać na podatników kary pieniężne wysokości do 100% kwoty podatku wykazanego na tej fakturze wystawionej poza Krajowym Systemem e-Faktur, a w przypadku faktury bez wykazanego podatku – karę pieniężną w wysokości do 18,7% kwoty należności ogółem wykazanej na tej fakturze wystawionej poza KSeF. Będzie to miało miejsce w sytuacji, w której podatnik wbrew obowiązkowi:

nie wystawił faktury ustrukturyzowanej przy użyciu Krajowego Systemu e-Faktur;
w okresie trwania awarii Krajowego Systemu e-Faktur albo niedostępności Krajowego Systemu e-Faktur, albo w przypadku, gdy podatnik nie będzie miał możliwości wystawienia faktury ustrukturyzowanej z innego powodu niż awaria Krajowego Systemu e-Faktur, wystawił fakturę niezgodnie z udostępnionym wzorem;
nie przesłał faktury w wymaganym terminie do Krajowego Systemu e-Faktur.

Podsumowanie

Krajowy System e-Faktur wprowadza wiele nowych obowiązków, z którymi będą musieli zmierzyć się podatnicy w przyszłym roku. Niezastosowanie się do obowiązkowego KSeF powoduje natomiast zagrożenie dotkliwymi w skutkach sankcjami. Celem uniknięcia trudności z wdrożeniem Krajowego Systemu e-Faktur do swojego przedsiębiorstwa, zachęcamy do kontaktu ze specjalistami z Działu Prawa Podatkowego Kancelarii Sadkowski i Wspólnicy.

Źródło: